UN MÉTIER CLÉ : “ OFFICE MANAGER ”

Cadre polyvalent, autonome et très expérimenté, l’Office Manager prend en charge de nombreuses activités à la carte pour les PME et les TPE.
Bien plus qu’un assistant de direction ou un responsable administratif, l’office manager apporte professionnalisme et services de haut niveau.

Au quotidien, il participe au bon fonctionnement de l’ensemble des activités d’une entreprise :

Administration générale

Ressources humaines

Gestion de projets

Liaison avec la comptabilité

Communication

Soutien au dirigeant

Une ressource clé pour éviter le stress et se concentrer sur l’essentiel

Préparation et suivi des différents dossiers

Recherche de financement, montage et suivi des dossiers

Gestion d’agenda, des mails, organisation de réunion, de conférence téléphonique, prise de RDV, Coordination de déplacements, préparation des courriers, filtrage des appels téléphoniques

L’Office Manager établit des liens privilégiés entre les différents services clés de l’entreprise, qu’ils soient internes et externes :

  • RH et salariés
  • Direction et cabinet comptable
  • Direction et avocat
  • Relation avec les administrations, suivi et contrôle

Création et amélioration de procédures

Reporting, Tableaux de bord, Listing, Formulaire, Organigramme, etc.

Optimisation des circuits d’information

Organisation des dossiers informatiques

Partage de fichiers en ligne (Google Drive, Dropbox, etc.)

Digitalisation et archivage de documents (papier et électronique)

Saisie, mise en page et relecture de documents

Planification des process RH

Organisation du recrutement, traitement des candidatures, déclarations d’embauche, contrats et fin de contrats, congés et temps de travail, gestion du personnel, etc.

Suivi et/ou prise en charge des déclarations sociales (URSSAF, Retraite, Prévoyance, Mutuelle, TVA, etc.)

Gestion des fiches de paies

Taxe d’apprentissage et de formation

Facturation clients

Relance et suivi des impayés, gestion des litiges

Gestion des appels d’offres pour les marchés publics

Commandes fournisseurs et gestion des commandes

Préparation et suivi des règlements fournisseurs

Suivi de projets, de planning

Recherche de prestataires, optimisation des coûts

Organisation d’événementiels (salon, séminaire, cocktail, anniversaire entreprise, etc.)

Organisation de conférences de presse

Gestion des mailings, publipostages

L’Office Manager, un soutien, un appui organisationnel, une force de proposition et un conseil pour les dirigeants.
COMMUNICATION, ÉVÉNEMENTIEL Un interlocuteur CENTRAL SOUTIEN au dirigeant RESSOURCES HUMAINES Création, mise en place d’outils D’ORGANISATION PILOTAGE de projets, optimisation COMMERCIAL, Facturation

Une ressource clé pour éviter le stress et se concentrer sur l’essentiel
Préparation et suivi des différents dossiers
Recherche de financement, montage et suivi des dossiers
Gestion d’agenda, des mails, organisation de réunion, de conférence téléphonique, prise de RDV, coordination de déplacements, préparation des courriers, filtrage des appels téléphoniques

Planification des process RH
Organisation du recrutement, traitement des candidatures, déclarations d’embauche, contrats et fin de contrats, congés et temps de travail, gestion du personnel, etc.
Suivi et/ou prise en charge des déclarations sociales (URSSAF, Retraite, Prévoyance, Mutuelle, TVA, etc.)
Gestion des fiches de paies
Taxe d’apprentissage et de formation

Facturation clients
Relance et suivi des impayés, gestion des litiges
Gestion des appels d’offres pour les marchés publics
Commandes fournisseurs et gestion des commandes
Préparation et suivi des règlements fournisseurs

Suivi de projets, de planning
Recherche de prestataires, optimisation des coûts

Organisation d’événementiels (salon, séminaire, cocktail, anniversaire entreprise, etc.)
Organisation de conférences de presse
Gestion des mailings, publipostages

Création et amélioration de procédures
Reporting, Tableaux de bord, Listing, Formulaire, Organigramme, etc.
Optimisation des circuits d’information
Organisation des dossiers informatiques
Partage de fichiers en ligne (Google Drive, Dropbox, etc.)
Digitalisation et archivage de documents (papier et électronique)
Saisie, mise en page et relecture de documents

L’Office Manager établit des liens privilégiés entre les différents services clés de l’entreprise, qu’ils soient internes et externes :

  • RH et salariés
  • Direction et cabinet comptable
  • Direction et avocat
  • Relation avec les administrations, suivi et contrôle

« Gérer une petite entreprise, c’est encore plus compliqué qu’une grande. On a autant de contraintes réglementaires, de paperasseries administratives, sans les moyens d’embaucher à temps complet pour ça !
J’ai vraiment besoin de quelqu’un de confiance, expérimenté et extrêmement polyvalent, sur qui je puisse m’appuyer. Je suis souvent absent, sur le terrain avec mes équipes, ou en rendez-vous client. Comment voulez-vous que je fasse pour ne pas rater une échéance, répondre à mon comptable, coordonner mes équipes internes et suivre mes chantiers ? Sans compter que parfois, il faut que je me pose, que je réfléchisse à mes décisions. »

« Pouvoir échanger avec quelqu’un qui voit d’autres situations similaires, qui connaît mon entreprise tout en apportant un regard serein, sans parti pris, c’est fondamental. »

M. Loïc Le Doussal, dirigeant de PME

« Je suis sur tous les fronts car j’ai acquis une grande expérience dans différents domaines (RH, organisationnel, administratif, commercial, gestion, communication). Polyvalente par goût et par nature, j’ai constaté que j’apportais un réel soutien aux dirigeants grâce à ma rigueur à toute épreuve, mon excellent relationnel, qui me permet de comprendre rapidement les besoins des managers tout en étant légitime aux yeux des équipes en place. »

« Ma solution souple d’externalisation des activités soulage les entreprises qui ne peuvent pas créer un poste à temps complet ou qui souhaitent conserver un regard extérieur sur leur organisation. »

Maïté Millet